Trámites y Obligaciones
Documentos de interés:
Aspectos previos básicos
- Rellenar la «Solicitud de organización de prueba«. (todas las modificaciones posteriores se realizarán indicándolo en el canal de Slack abierto para cada prueba)
- Rellenar y firmar el «Convenio con organizadores«
- Obtener la Autorización Municipal principal o único por el que discurra la prueba (al menos tramitarla por escrito al Ayto. correspondiente)
- Aportar el croquis de los recorridos, borrador del reglamento de la misma, Plan de medidas de seguridad y rutómetro (en su caso); preferiblemente en formato GPX.
- Adjuntar bien la Solicitud de cobertura de RC (si se gestiona desde la Federación), o la propia Certificación de Cobertura en el caso de realizarla por su cuenta.
Si el segmento de ciclismo transcurre (incluso el de carrera) por…
- Más de un término municipal, rellenar la Solicitud de Autorización para la celebración de pruebas deportivas (lo rellena el organizador; pudiéndolo tramitar la Federación).
- Utiliza carreteras (vías interurbanas, aunque sea en poca proporción -rotondas de la DGT, etc.-), al menos 30 días antes, rellenar la Autorización de Evento Deportivo y el detalle de recorridos en la aplicación TRAZA de la Dirección General de Tráfico.
Y en cualquier de los casos, aportar la documentación:
- Permiso de la Federación
- Relación de ayuntamientos por donde discurre el evento
- Memoria del evento (Reglamento o Proyecto) en el que figure:
- Nombre del evento y edición
- Croquis del recorrido
- Identificación de los responsables del evento (director de la competición y responsable de seguridad)
- Participantes previstos
- Plan de Medidas de Seguridad
- Track del recorrido (formato GPX)
- Propuesta de medidas de mejora medioambientales
- Si se utilizan carreteras, informe de la Jefatura Provincial de Tráfico que previamente supone que el organizador ha cumplimentado el recorrido en la plataforma TRAZA de la DGT
- Declaración de los servicios sanitarios disponibles con mención expresa de la empresa que asistirá
- Certificado de los seguros de accidentes para participantes contratados.
Otros permisos, en su caso
- Permiso de la Capitanía Marítima (Ministerio de Fomento).
- Permiso de la Confederación Hidrográfica correspondiente, en el caso de uso de pantanos o zonas inundables.
El permiso de la Demarcación de Costas (Ministerio de Medio Ambiente) han de considerarse en el caso de uso de playas y paseos marítimos, siendo los Ayuntamientos los solicitantes. Asimismo, si el evento transcurre por más de un término municipal, aunque los solicita la Consellería, no está de más comunicar a los mismos el paso de la prueba.
Otros aspectos
- En el caso de realizar la inscripción a través de la Federación, remitir a incripciones@triatlocv.org cualquier incidencia relacionada con altas, bajas, cambios, etc.
- Enviar firmado a la Federación el Convenio de Colaboración (acuerdo entre la Federación y el Organizador).
- Enviar firmado a la Federación el Presupuesto Previo. Puedes consultar en este apartado los aspectos económicos de las pruebas.
- Al término del evento se remitirá un cuestionario de satisfacción y evaluación de sostenibilidad que nos ayudará a mejorar nuestros servicios; además de servir de autoevaluación de las acciones TriVerd promovidas por TRICV
TODA LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA LEGISLACIÓN APLICABLE LA PUEDES CONSULTAR EN ESTE ENLACE
Publicación en Calendario
Las fechas y demás requisitos para su publicación en Calendario así como los criterios para la elección de sedes aprobados en la Asamblea se describen en el Sistema Competiciones vigente.
Gastos por servicios básicos
Gestión de tramitaciones, comunicación, inspección técnica, asesoramiento y arbitraje*:
| GASTOS FIJOS | GASTOS VARIABLES (por inscrito/a) | |
| Sedes de Liga de Clubes | 700,00 € | 2,00 € |
| Cptos. Autonómicos | 700,00 € | 1,50 € |
| Resto de pruebas no puntuables o de Ránking | 600,00 € | 1,50 € |
| Cptos. Autonómicos de Acuatlón y de modalidades Cross | 350,00 € | 1,50 € |
| Acuatlón y modalidades Cross no puntuables | 290,00 € | 1,50 € |
| Juegos Deportivos | 360,00 €** | – € |
*Solo aplicable si se contrata conjuntamente con el Servicio de Cronometraje federativo. **190 € si solo se organizan 3 categorías.
Precios hasta 10 oficiales convocados (excepto Delegado Técnico y Juez Árbitro). Por encima de esa cantidad, se imputará el gasto suplementario que corresponda. En el caso de suponer doble jornada de arbitraje y/o cronometraje (por ejemplo pruebas de media distancia o en jornada de mañana y tarde), el organizador asumirá los gastos extra de esa segunda jornada. Las pruebas de larga distancia se considerarán como triple jornada a los efectos de presencia de personal federativo (árbitros o cronometradores).
Cuando la prueba comience antes de las 8.30 de la mañana, el organizador deberá de correr con los gastos de alojamiento y/o manutención (caso de que hubiese) de los/as oficiales convocados. Sucederá lo mismo en el caso de una jornada previa de control de material y/o entrega de chip o cualquier otro servicio federativo que suponga pernoctación obligada.
Otros servicios
Inscripción y Gestión del Cronometraje:
- 390 € + 1,25 € por inscrito; excepto escolares (gratuita). Por cada carrera separada de la principal (se entiende como de distinta distancia) se imputarán 150 € más. En el caso de doble o triple jornada (MD/mañana y tarde ó LD), el organizador asumirá los gastos extra por esa segunda y/o tercera jornada.
- 3 € por alquiler de chip (SOLO PARA FEDERADOS/AS FUERA DE LA C.V. O NO FEDERADOS/AS).
- En el caso de solicitarse cuenta vueltas por parte de la organización, el precio estipulado es de 150 € en carrera a pie y 175 € en ciclismo.
- El coste de cotejar la lista de inscritos a efectos de comprobación de participantes federados/as y no federados/as tendrá un coste mínimo de 75 €; a falta de cuantificación final en función del volumen de inscritos.
Seguro Responsabilidad Civil del Organizador (por jornada y opcional -solo para clubes organizadores federados-):
- En pruebas de adultos hasta 500 participantes: 228 €
- Por encima de 500 participantes: 420 €
- En pruebas escolares: 120 €
Licencias de un día: 6 € hasta distancia Super Sprint y en modalidades Cross y Acuatlones, 9 € en hasta distancia olímpica y sprint 12 € hasta media y 15 € hasta larga distancia.
Fianza Eventos Deportivos
Para poder figurar en el calendario de competiciones de la F.T.C.V. será necesario abonar una fianza de 100 € por evento deportivo que se quiera realizar en las pruebas de adultos y de 100 € por club en las pruebas escolares.
Dicha fianza será devuelta en la factura final una vez realizado el evento. En caso de aplazamiento de la prueba se repercutirán los gastos de gestión contable y comisiones bancarias; mientras que en caso de suspensión, se repercutirán los gastos de gestión contable y comisiones bancarias.
Módulo TPV federativo para inscripciones
Para poder hacer uso del TPV federativo:
- Gestión administrativa: 130,85 € + IVA
- Gestión contable: 0,64 € + IVA por apunte
- Comisión por gastos bancarios: 1% + IVA sobre ingreso total de inscripciones. (Sujeto a modificaciones por incremento de comisiones bancarias)
NOTAS: En cualesquiera pruebas puntuables (Autonómicos, Liga, Rankings y JJDD), tanto la Inscripción como el Cronometraje correrán cargo de la Federación. En las pruebas de Ranking se deberá de usar el dorsal único. El transporte de material será gratuito en los casos de contratación de los servicios de cronometraje y arbitraje.
El resto de aspectos económicos derivados de la contratación de servicios federativos tales como boxes, moqueta, etc., serán presupuestados al margen de lo contenido aquí (ver apartado Servicios a Organizadores).
Como organizador:
- Tendrás que rellenar el Plan de medidas de seguridad, y presentarlo junto el resto documentación necesaria para organizar un triatlón/duatlón/acuatlón.
- 1,5 h antes del inicio de la competición se deberá entregar al delegado técnico el Acta Comisión de Seguridad. Esta deberá ser firmada por el organizador, responsable de seguridad y responsable seguridad pública (policía, guardia civil…)
PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN ACCIDENTES DEPORTIVOS EN COMPETICIONES CON TRASLADOS DE URGENCIA
Se debe de diferenciar entre:
- URGENCIA VITAL y/o NO ACCIDENTE DEPORTIVO (arritmias, síncopes, lipotimias, cardiopatías): centro hospitalario de la Seguridad Social más cercano.
- URGENCIAS ACCIDENTES DEPORTIVOS: centro hospitalario concertado más cercano.
En caso de accidente deportivo con traslado de urgencias de federados/as en la Comunidad Valenciana o licencias de un día, se deberá derivar al Centro Concertado más cercano con parte de accidentes cumplimentado, firmado y sellado por la Federación.
Es importante se informe al asegurado que posteriormente, en un plazo máximo de 48 horas desde la ocurrencia del siniestro, deberá de contactar telefónicamente con el 679 93 88 02 o con seguros@triatlocv.org, facilitando el parte de accidentes y el informe de urgencias, para proseguir con la asistencia sanitaria o cerrar el expediente. Siempre deberá de constar en el Plan de seguridad de la prueba deportiva los hospitales de referencia a los que evacuar accidentados.
En los días previos a la competición y preferentemente una semana antes de su celebración, el organizador deberá de ponerse en contacto con los hospitales de referencia para que tengan conocimiento de la fecha de celebración del evento y de que en caso de que haya algún accidente se les va a derivar a su hospital, aprovechando para confirmar que dicho centro sigue dentro del cuadro médico y que tiene urgencias traumatológicas.
Por último, te recomendamos que consultes el servicio 112 Comunidad Valenciana. Web oficial del servicio de Prevención y Emergencias de la C. Valenciana. Sistema de alertas meteorológicas.
PARTICULARIDADES PARA ORGANIZADORES
- Cambio radical en el concepto de salidas; se añadirá un campo “Salida” al listado de participantes la cuál indicará la salida que corresponde, en caso de haber más de una. Ya no se organizarían las salidas por rango de dorsales
- La numeración del BOX no será ya correlativa, pudiendo haber grandes saltos de números entre espacios de BOX (sistema ya probado en JJEE y sin mayor problema)
- Eliminación del concepto “Dorsal más bajo = mejor Triatleta”, excepto en pruebas puntuales dónde se haga uso del rango reservado 1 a 100.
- La asignación de dorsales se enviará al organizador previamente junto con la tablilla de dorsales que deberá de imprimir, recortar y colocar en las barras.
- Los dorsales y bridas para las barras del box las tiene que facilitar el organizador.
- Los dorsales no correspondientes al dorsal único de los rangos 1 al 100, 8.001 y 9.001 destinados a participantes de alto nivel, No Federados y federados en otras comunidades Autónomas, así como los gorros de natación de dichos dorsales, los tiene que fabricar y suministrar el organizador de cada evento.
- Para evitar colas innecesarias previas a la competición se recomienda que la bolsa del corredor con los correspondientes obsequios por participación se entreguen después de la competición.
- No se podrá usar en competiciones por equipos, relevos, parejas y formatos similares.